Für den Zugriff auf den Speicherplatz des Mailservers, in dem die Nachrichten für bestimmte E-Mail-Adressen gesammelt werden, stehen genormte Protokolle für die Authentisierung des Benutzers und Transport/Verwaltung von Nachrichten zur Verfügung. Die gängigsten Protokolle sind POP3 (Post Office Protocol Version 3) und IMAP (Internet Message Access Protocol), daneben existieren noch proprietäre Protokolle (z.B. MS Exchange, Lotus Notes,...).

IMAP:

• Die Nachrichten verbleiben immer auf dem Mailserver. Du holst dir beim Abholen nur eine Kopie ab. Du kannst deine Mails jederzeit noch einmal einsehen, egal an welchen Ort!

• Du lädst grundsätzlich nur die Überschriften der E-Mails herunter. Mails, die du nicht willst, kannst du sofort am Mailserver löschen und musst diese nicht extra herunterladen! Das spart Zeit!
• Du kannst bereits bei Ankunft von Mails serverseitige Filter einstellen. So könntest du z.B. Spam, Werbung etc. sofort löschen lassen, Mails an bestimmte Empfänger oder mit einem bestimmten Betreff in Ordner verschieben lassen usw.
• Du kannst Ordner und darunter Unterordner anlegen! Auch Spezialordner wie Papierkorb und Gesendetet Objekte sind möglich!
• Du empfängst die E-Mails in Echtzeit

POP3:

• Du musst JEDE Nachricht vom Mailserver abholen, ob du die Mail willst oder nicht. Du musst z.B. Spam, Werbung etc. auf deinen Computer herunterladen, damit das Postfach leer wird.
• Du kannst keine Ordner anlegen.
• Du fragst dein Konto in bestimmten Intervallen ab, z.B. 10 Minuten, 1 Stunde etc. So erfahrst Du erst beim nächsten Abfragen, ob neue e-mails angekommen sind.
• Beim Abholen der e-mails werden diese am Mailserver gelöscht. Wenn du unterwegs bist, kannst du nicht mehr auf diese zugreifen. Einziger Ausweg: Beim Mailprogramm einstellen: Kopie auf Server belassen oder IMAP verwenden!